Specyfikacja Warunków Zamówienia krok po kroku – praktyczny poradnik (cz. I)

Specyfikacja Warunków Zamówienia (dalej SWZ albo Specyfikacja) należy do najważniejszych dokumentów przygotowywanych przez Zamawiających prowadzących postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Jej ustawowo uregulowana zawartość powoduje, że stanowi swoisty drogowskaz dla Wykonawców chcących uczestniczyć w postępowaniach o udzielenie zamówienia publicznego.  

Prezentujemy Państwu szeroką publikację na temat SWZ składająca się z trzech części. Przygotowana ona została w charakterze praktycznych list sprawdzających (ang. „checklists”), które ułatwią Państwu przygotowywanie SWZ.  

W części pierwszej opiszę elementy SWZ w najpopularniejszym trybie przetargu nieograniczonego. Część druga będzie zawierała opis elementów SWZ w innych trybach – poprzez ich porównanie i uzupełnienie w stosunku do treści Specyfikacji w przetargu nieograniczonym. Natomiast w części trzeciej odniosę się do wymaganych elementów SWZ w trybie podstawowym i jego wariantach.  

Co się kryje pod pojęciem „Specyfikacja Warunków Zamówienia”?

Specyfikacja Warunków Zamówienia jest podstawowym dokumentem zamówienia, sporządzonym przez Zamawiającego, służącym do określenia lub opisania warunków zamówienia. Te ostatnie dotyczą zamówienia lub postępowania o udzielenie zamówienia, a wynikają w szczególności z opisu przedmiotu zamówienia, wymagań związanych z realizacją zamówienia, kryteriów oceny ofert, wymagań proceduralnych lub projektowanych postanowień umowy w sprawie zamówienia publicznego.

Od czego zacząć przygotowanie SWZ?

Przystępując do przygotowywania Specyfikacji musimy najpierw ustalić, w jakim trybie będzie prowadzone postępowanie. Niniejsze będzie determinowało, jakie elementy musi zawierać SWZ, jak również na jakim etapie przetargu będzie udostępniana Specyfikacja. 

Najprościej jest przygotować listę sprawdzającą zawierającą wykaz elementów, jakie musi zawierać SWZ i po kolei, punkt po punkcie, wprowadzać stosowne postanowienia do treści Specyfikacji.

W przygotowywanej Specyfikacji należy każdorazowo zawrzeć:

  1. Obligatoryjne elementy ustawowe.

Dodatkowo – w zależności od przedmiotu, zasad prowadzenia konkretnego postępowania w SWZ mogą pojawić się także:

  1. Fakultatywne postanowienia ustawowe – wprowadzone do SWZ w zależności od rozwiązań, z których w konkretnym przypadku korzysta Zamawiający,
  2. Postanowienia, załączniki wymagane, charakterystyczne dla danego postępowania.

W jakich trybach jest przygotowywany SWZ, kiedy jest udostępniany, jaką minimalną treść powinna zawierać SWZ? 

Lp.TrybMoment udostępnienia SWZTreść SWZ – wymagane minimum
Przetargi powyżej progów unijnych
1.Przetarg nieograniczony Od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii EuropejskiejArt. 134 Pzp
2. Przetarg ograniczony Od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii EuropejskiejArt. 142 Pzp
3. Negocjacje z ogłoszeniemPo zakończeniu negocjacjiArt. 167 ust. 2 i 3 Pzp
4. Dialog konkurencyjny Po zakończeniu dialoguArt. 185 ust. 1 i 2 Pzp
Przetargi poniżej progów unijnych
6.Tryb podstawowy
a) bez negocjacjiOd dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień PublicznychArt. 281 Pzp

b) negocjacje w celu ulepszenia treści ofert, które podlegają ocenie w ramach kryteriów oceny ofert
Od dnia zamieszczenia ogłoszenia o zamówieniu w Biuletynie Zamówień PublicznychArt. 281 Pzp

c) negocjacje w celu ulepszenia treści ofert
Po zakończeniu negocjacjiArt. 295 ust. 3 Pzp 
7. Negocjacje bez ogłoszenia Wraz z zaproszeniem do składania ofertArt. 303 ust. 1 Pzp

SWZ w przetargu nieograniczonym – lista sprawdzająca

SWZ w przetargu nieograniczonym jest punktem wyjścia dla pozostałych trybów prowadzenia postępowań powyżej progów unijnych 

Lp. SWZ zawiera – co najmniej:Sprawdź czy przygotowanym  dokumencie jest zawarty ten element [ ]
1. Nazwę oraz adres zamawiającego, numer telefonu, adres poczty elektronicznej oraz strony internetowej prowadzonego postępowania.
2. Adres strony internetowej, na której udostępniane będą zmiany i wyjaśnienia treści SWZ oraz inne dokumenty zamówienia bezpośrednio związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia.
3. Tryb udzielenia zamówienia.
4. Opis przedmiotu zamówienia.

UWAGA:
Co do zasady w samym dokumencie Specyfikacji zamieszcza się skrócony opis przedmiotu zamówienia, ogólny opis, natomiast w zależności od przedmiotu zamówienia – dostawy, usługi, roboty budowlane –szczegółowy opis przedmiotu zamówienia stanowi odrębny dokument często również z dodatkowymi załącznikami. Opis przedmiotu zamówienia może również zostać zamieszczony w projektowanych postanowieniach umowy w sprawie zamówienia publicznego.
5. Informację o przedmiotowych środkach dowodowych.

UWAGA:
Jeżeli zamawiający chce dopuścić możliwość uzupełniania przedmiotowych środków dowodowych powinien taką możliwość przewidzieć w treści SWZ. W przeciwnym wypadku, oferta wykonawcy, który nie złoży przedmiotowych środków dowodowych wraz z ofertą, będzie podlegała odrzuceniu. Wezwanie do uzupełnienia nie dotyczy przypadków, w których przedmiotowy środek dowodowy służy potwierdzeniu zgodności z cechami lub kryteriami określonymi w opisie kryteriów oceny ofert lub, pomimo złożenia przedmiotowego środka dowodowego, oferta podlega odrzuceniu albo zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.
(Art. 107 ust. 1 – 3 Pzp)
6. Termin wykonania zamówienia.

UWAGA:
Termin ten powinien być wskazany w dniach, tygodniach, miesiącach lub latach, chyba że wskazanie daty wykonania umowy jest uzasadnione obiektywną przyczyną.
(Art. 436 pkt 1) Pzp)
7. Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 108 Pzp, tj. obligatoryjne podstawy wykluczenia.
8. Informację o warunkach udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia.

UWAGA:
1) Pamiętaj o regulacji wynikającej z art. 112 – 117 PzpW tym miejscu powinieneś opisać w jaki sposób ma wykazać spełnianie warunków udziału w postępowaniu konsorcjum (wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia). Czy wystarczy aby jeden z konsorcjantów wykazał spełnianie warunków udziału w postępowaniu czy też wszyscy konsorcjanci mają spełniać określone warunki udziału w postępowaniu
2) Opisz czy wykonawca może polegać na zasobach innych podmiotów, w jakim zakresie czy też że jakiś kluczowy element przedmiotu zamówienia zastrzegasz do osobistego wykonania przez wykonawcę.
(art. 118, 121 Pzp)     
9.Wykaz podmiotowych środków dowodowych.

UWAGA:
Pamiętaj o podstawowych aktach wykonawczych do opisania przedmiotowego punktu SWZ, tj.:
1) rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy (Dz. U. z 2020 r. poz. 2415).
2) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452.).
10. Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami, oraz informacje o wymaganiach technicznych i organizacyjnych sporządzania, wysyłania i odbierania korespondencji elektronicznej.

UWAGA:
Pamiętaj o rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452).
11.Informacje o sposobie komunikowania się zamawiającego z wykonawcami w inny sposób niż przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, w tym w przypadku zaistnienia jednej z sytuacji określonych w art. 65 ust. 1 Pzp, tj. odstąpienia od obowiązku użycia środków komunikacji elektronicznej, art. 66 Pzp, tj. wymagania narzędzi, urządzeń, formatów plików, które nie są ogólnie dostępne i art. 69, tj. wymagania sporządzenia ofert w przetargu na roboty budowlane przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych.

UWAGA:
Należy pamiętać o możliwości zastrzeżenia przez zamawiającego zachowania poufnego charakteru informacji przekazanych wykonawcy w toku postępowania o udzielenie zamówienia(Art. 18 ust. 4 Pzp).
12.Wskazanie osób uprawnionych do komunikowania się z wykonawcami/

UWAGA:
Należy pamiętać o poinformowaniu w ogłoszeniu o zamówieniu lub SWZ o obowiązku informacyjnym wynikającym z RODO związanym z pozyskiwaniem danych osobowych przekazywanych przez wykonawcę, ograniczeniach w skorzystaniu z prawa do sprostowania lub uzupełnienia danych osobowych, ograniczeniach w zgłoszeniu żądania ograniczenia ich przetwarzania (art. 19 Pzp).
13.Termin związania ofertą.

UWAGA:
Należy podać datę dzienną, do której wykonawca jest związany ofertą.(art. 220 ust. 2 Pzp)Należy zachować szczególną ostrożność w przypadku zmiany terminu składania ofert w trakcie prowadzonego postępowania, aby nie zapomnieć o zmianie terminu związania ofertą.
14.Opis sposobu przygotowania oferty.

UWAGA:
Pamiętaj o: 
1) formie oferty zastrzeżonej pod rygorem nieważności (art. 63 Pzp)
2) rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 2020 r. w sprawie sposobu sporządzania i przekazywania informacji oraz wymagań technicznych dla dokumentów elektronicznych oraz środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego lub konkursie (Dz. U. z 2020 r. poz. 2452)
3) możliwości dopuszczenia złożenia oferty m.in. w jednym z języków powszechnie używanych w handlu międzynarodowym.
(art. 20 ust. 3 i 4 Pzp)
15.Sposób oraz termin składania ofert.
16. Termin otwarcia ofert.

UWAGA:
Otwarcie ofert nie musi być publiczne.
(Art. 222 Pzp)
17. Sposób obliczenia ceny.
18. Opis kryteriów oceny ofert wraz z podaniem wag tych kryteriów i sposobu oceny ofert.

UWAGA:
Pamiętaj o postanowieniach zamieszczonych w art. 241 – 251 Pzp.
19. Informacje o formalnościach, jakie muszą zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego.
20. Projektowane postanowienia umowy w sprawie zamówienia publicznego, które zostaną wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego.

UWAGA:
Co do zasady zamawiający w osobnym załączniku do SWZ zamieszczają wzór umowy.
21. Pouczenie o środkach ochrony prawnej przysługujących wykonawcy.


UWAGA:
Pouczenie o przysługujących wykonawcy środkach prawnych opisanych w Dział IX Pzp spełnia przedmiotowy wymóg. Nie ma potrzeby przepisywania do SWZ treści Pzp poprzez wskazywanie na jakie czynności i w jakich terminach służy wykonawcom odwołanie. 
22.Podstawy wykluczenia, o których mowa w art. 109 ust. 1 Pzp, tj. tzw. fakultatywne podstawy wykluczenia, jeżeli zamawiający je przewiduje.

UWAGA:
1. Jeżeli zamawiający przewidzi wszystkie czy też wybrane fakultatywne podstawy wykluczenia jest zobligowany je zastosować w toku prowadzonego postępowania.
2. W przypadku, w którym zamawiający nie wskaże w treści SWZ (lub ogłoszeniu o zamówieniu), że wykluczy wykonawcę na podstawie tych przesłanek – nie będzie mógł odrzucić wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu/oferty takiego wykonawcy, pomimo, że zachodzą wobec niego podstawy wykluczenia.
3. W sytuacji, w której zamawiający wskaże fakultatywne podstawy wykluczenia musi pamiętać o opisaniu podmiotowych środków dowodowych potwierdzających, że wykonawca nie podlega wykluczeniu zgodnie z katalogiem dokumentów opisanych w rozporządzeniu Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii z dnia 23 grudnia 2020 r. w sprawie podmiotowych środków dowodowych oraz innych dokumentów lub oświadczeń, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.
(Dz. U. z 2020 r. poz. 2415)
23. Opis części zamówienia, jeżeli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.
24.Liczbę części zamówienia, na którą wykonawca może złożyć ofertę, lub maksymalną liczbę części, na które zamówienie może zostać udzielone temu samemu wykonawcy, oraz kryteria lub zasady, mające zastosowanie do ustalenia, które części zamówienia zostaną udzielone jednemu wykonawcy, w przypadku wyboru jego oferty w większej niż maksymalna liczbie części.

UWAGA:
Warto pamiętać o możliwości ograniczenia liczby części zamówienia, które zostaną udzielone temu samemu wykonawcy – jest to narzędzie, które pozwala. zamawiającemu mitygować ryzyko realizacyjne związane z udzieleniem wszystkich części temu samemu wykonawcy. Jednocześnie jest to narzędzie korzystniejsze z punktu widzenia zamawiającego, niż ograniczanie wykonawcom możliwości złożenia oferty na więcej niż jedną część (zamawiający zwiększa prawdopodobieństwo, że zawrze umowy we wszystkich częściach)
25.Wymagania dotyczące wadium, jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek wniesienia wadium.

UWAGA:
W szczególności należy wskazać wysokość wadium – do 3% wartości zamówienia (wartości szacunkowej zamówienia bez podatku od towarów i usług).
(Art. 97 – 98 Pzp)
26.Informacje dotyczące zabezpieczenia należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający przewiduje obowiązek jego wniesienia.

UWAGA:
Wysokość zabezpieczenia ustala się co do zasady w wysokości nieprzekraczającej 5% ceny całkowitej podanej w ofercie albo maksymalnej wartości nominalnej zobowiązania zamawiającego wynikającego z umowy. W przypadkach uzasadnionych przedmiotem zamówienia lub wystąpieniem ryzyka związanego z realizacją zamówienia, co zamawiający obowiązany jest opisać np. w SWZ, wysokość zabezpieczenia można wówczas zwiększyć, nie więcej jednak niż do 10% ww. wartości/
(Art. 449 – 453 Pzp)
27. Informacje dotyczące ofert wariantowych, w tym informacje o sposobie przedstawiania ofert wariantowych oraz minimalne warunki, jakim muszą odpowiadać oferty wariantowe, jeżeli zamawiający wymaga lub dopuszcza ich składanie.
28.Maksymalną liczbę wykonawców, z którymi zamawiający zawrze umowę ramową, jeżeli zamawiający przewiduje zawarcie umowy ramowej.
29.Informację o przewidywanych zamówieniach, o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 7, tj. zamówieniach z wolnej ręki dotyczących powtórzenia podobnych usług lub robót lub o których mowa w art. 214 ust. 1 pkt 8, tj. zamówieniach z wolnej ręki dotyczących dodatkowych dostaw, jeżeli zamawiający przewiduje udzielenie takich zamówień.
30.Informacje dotyczące przeprowadzenia przez wykonawcę wizji lokalnej lub sprawdzenia przez niego dokumentów niezbędnych do realizacji zamówienia, o których mowa w art. 131 ust. 2 Pzp, jeżeli zamawiający przewiduje możliwość albo wymaga złożenia oferty po odbyciu wizji lokalnej lub sprawdzeniu tych dokumentów.

UWAGA:
W takim wypadku należy przedłużyć podstawowy termin składania ofert o czas niezbędny na dokonanie powyższych czynności.
(Art. 131 Pzp)
31.Informacje dotyczące walut obcych, w jakich mogą być prowadzone rozliczenia między zamawiającym a wykonawcą, jeżeli zamawiający przewiduje rozliczenia w walutach obcych.

UWAGA:
Jeżeli zamawiający przewiduje możliwość złożenia oferty w PLN lub w walucie obcej, w zależności od wyboru. wykonawcy, powinien wskazać w SWZ według jakiego średniego kursu walut będzie przeliczać ceny, tak by wszystkie oferty poddane ocenie punktowej były oceniane w tej samej walucie.
32.Informację o uprzedniej ocenie ofert, zgodnie z art. 139 Pzp, jeżeli zamawiający przewiduje odwróconą kolejność oceny (tzw. procedura odwrócona).
33.Informację o przewidywanym wyborze najkorzystniejszej oferty z zastosowaniem aukcji elektronicznej wraz z informacjami, o których mowa w art. 230 Pzp, tj. informacje o aukcji w ogłoszeniu lub dokumentach zamówienia, jeżeli zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną.
34.Informacje dotyczące zwrotu kosztów udziału w postępowaniu, jeżeli zamawiający przewiduje ich zwrot.
35.Wymagania w zakresie zatrudnienia na podstawie stosunku pracy, w okolicznościach, o których mowa w art. 95 Pzp, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania.
36.Wymagania w zakresie zatrudnienia osób, o których mowa w art. 96 ust. 2 pkt 2 Pzp, tj. tzw. „osób wymagających aktywizacji zawodowej” takich jak bezrobotni, młodociani itd., jeżeli zamawiający przewiduje takie wymagania.
37.Informację o zastrzeżeniu możliwości ubiegania się o udzielenie zamówienia wyłącznie przez wykonawców, o których mowa w art. 94 Pzp, tj. zakładów pracy chronionej, spółdzielni socjalnych, jeżeli zamawiający przewiduje takie wymaganie.
38.Informację o obowiązku osobistego wykonania przez wykonawcę kluczowych zadań, jeżeli zamawiający dokonuje takiego zastrzeżenia zgodnie z art. 60 Pzp, tj. w przypadku konsorcjum –  wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia i art. 121 Pzp, tj. w przypadku polegania przez wykonawcę na zasobach podmiotów trzecich.
39.Wymóg lub możliwość złożenia ofert w postaci katalogów elektronicznych lub dołączenia katalogów elektronicznych do oferty, w sytuacji określonej w art. 93 Pzp.
40. Postanowienia dotyczące opcji, jeżeli zamawiający ją przewiduje.

UWAGA:
W przypadku skorzystania z opcji zamawiający jest zobowiązany opisać ją w postaci zrozumiałych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które łącznie spełniają następujące warunki:
1) określają rodzaj i maksymalną wartość opcji
2) określają okoliczności skorzystania z opcji 
3) nie modyfikują ogólnego charakteru umowy.
(Art. 441 Pzp)
41. Postanowienia dotyczące zaliczek, jeżeli zamawiający przewiduje ich udzielenie.
(Art. 442 Pzp).
42. Postanowienia dotyczące zmian umowy.

UWAGA:
Zamawiający w treści SWZ (lub załączniku do SWZ zawierającym projektowane postanowienia umowne wprowadzone do umowy w sprawie zamówienia publicznego) może opisać dopuszczalne zmiany umowy bez przeprowadzenia nowego postępowania o udzielenie zamówienia niezależnie od wartości tej zmiany, w postaci jasnych, precyzyjnych i jednoznacznych postanowień umownych, które mogą obejmować postanowienia dotyczące zasad wprowadzania zmian wysokości ceny, jeżeli spełniają one łącznie następujące warunki:
a) określają rodzaj i zakres zmian 
b) określają warunki wprowadzenia zmian
c) nie przewidują takich zmian, które modyfikowałyby ogólny charakter umowy.
(Art. 455 ust. 1 pkt 1) Pzp)
43.Badanie podstaw wykluczenia wobec podwykonawców niebędących podmiotami trzecimiGdyby zamawiający chciał badać czy wobec podwykonawcy niebędącym podmiotem udostępniającym zasoby zachodzą podstawy wykluczenia czy to obligatoryjne czy fakultatywne powinien niniejsze przewidzieć w dokumentach zamówienia np. w SWZ.
(Art. 462 ust. 5 Pzp) 
44. Wymagania co do treści umów zawieranych przez wykonawcę z podwykonawcami w szczególności w przypadku, gdy przedmiotem zamówienia są roboty budowlane.
(Art. 464 ust. 3, art. 437 Pzp)

Podsumowanie

Podsumowując, przygotowując SWZ w trybie przetargu nieograniczonego sprawdź, czy w SWZ zawarłeś powyższe postanowienia, o ile są one obligatoryjne lub też stają się obligatoryjne w związku z przyjęciem określonych założeń i korzystaniem z konkretnych rozwiązań (np. aukcji elektronicznej, podziału zamówienia na części). 

  • radca prawny w Magier Sterniczuk Zwolińska Kancelaria Radców Prawnych Spółka Partnerska. Ekspert z zakresu prawa gospodarczego i zakupów. Od kilkunastu lat specjalizuje się w kompleksowej obsłudze klientów w realizacji procesów zakupowych, zarówno w postaci zamówień publicznych, jak i zakupów komercyjnych. Posiada wieloletnie doświadczenie w doradztwie prawnym dla biznesu. W swojej karierze zawodowej prowadziła jedne z największych przetargów w Polsce, w tym objęte dofinansowaniem ze środków Unii Europejskiej.

Posłuchaj

To Cię może zainteresować

Najpopularniejsze

Projekt “Cyfrowa Gmina” – zdobądź dofinansowanie

Rządowy projekt “Cyfrowa Gmina” ogłoszony przez Centrum Projektów Polska Cyfrowa jest adresowany do instytucji samorządowych. Celem konkursu jest wsparcie rozwoju cyfrowego oraz poprawy cyberbezpieczeństwa...

Platformy rządowe vs platformazakupowa.pl. Dlaczego warto rozważyć korzystanie z narzędzi komercyjnych?

Obalanie mitów Mimo, że proces elektronizacji Zamówień Publicznych sięga października 2018 roku, to jednak nadal w obiegu funkcjonuje wiele mitów dotyczących komercyjnych rozwiązań w zakresie...

Błędny wyrok KIO 2051/21 w sprawie podpisów elektronicznych. Analiza

Do napisania niniejszego artykułu zmotywował mnie wyrok KIO 2051/21, który jak sądzę, przejdzie do historii orzecznictwa, jako wyraz niezrozumienia kwestii technicznych związanych z zamówieniami....

PRZETARGowa pl - Czasopismo Prawo Zamówień Publicznych