Planowanie zamówień publicznych to jeden z istotniejszych elementów procesu udzielania zamówień publicznych, mający na celu z jednej strony zweryfikowanie i usystematyzowanie potrzeb zakupowych zamawiającego, a z drugiej strony zwiększenie konkurencyjności i transparentności przyszłych postępowań. Poprzez plan postępowań zamawiający dostarcza wykonawcom wiedzy na temat przyszłych zamówień realizowanych w danej jednostce, pozwalając wykonawcom na właściwą organizację procesu ubiegania się o zamówienia publiczne w niedalekiej przyszłości. Szczegółowe informacje na temat instytucji planowania zamówień publicznych w nowej ustawie Prawo zamówień publicznych przedstawia Pani Eliza Grodzka, prawnik z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.

Planowanie zamówień publicznych nie jest instytucją nową. Do polskiego porządku prawnego wprowadzona została na mocy art. 1 pkt. 24 ustawy z dnia 22 czerwca 2016r.
o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw poprzez dodanie do ustawy Prawo zamówień publicznych art. 13a. Zmiany wprowadzone nową ustawą pzp, która wejdzie w życie w styczniu 2021 r. w zakresie tej instytucji są wynikiem zidentyfikowania problemu jakim jest nieefektywne zarządzanie procesem zakupowym.

Obowiązek planowania zamówień w nowej ustawie pzp zawarty został w Rozdziale 3 działu I. Poniżej przedstawienie nowej instytucji poprzez porównanie tych rozwiązań z dotychczasowymi.

Podstawa prawna: art. 13a ust. 1 pzp:

Zamawiający, o których mowa w art. 3 ust. 1 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plany postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym oraz zamieszczają je na stronie internetowej.

Podstawa prawna: art. 23 ust. 1 nowej pzp:

Zamawiający publiczni, o których mowa w art. 4 pkt 1 i 2, oraz ich związki, nie później niż w terminie 30 dni od dnia przyjęcia budżetu lub planu finansowego przez uprawniony organ, sporządzają plan postępowań o udzielenie zamówień, jakie przewidują przeprowadzić w danym roku finansowym. Plan zamieszcza się w Biuletynie Zamówień Publicznych, na zasadach określonych w dziale III w rozdziale 2, oraz na stronie internetowej zamawiającego.

Przygotowanie rocznego planu postępowań na gruncie nowej pzp w dalszym ciągu dotyczyć będzie tej samej kategorii podmiotów zamawiających  tj. jednostek sektora finansów publicznych w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, którymi w świetle  art. 9 tej ustawy są:

1. organy władzy publicznej, w tym organy administracji rządowej, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz sądy i trybunały,
2. jednostki samorządu terytorialnego oraz ich związki,
3. związki metropolitalne,
4. jednostki budżetowe,
5. samorządowe zakłady budżetowe,
6. agencje wykonawcze,
7. instytucje gospodarki budżetowej,
8. państwowe fundusze celowe,
9. Zakład Ubezpieczeń Społecznych i zarządzane przez niego fundusze oraz Kasa Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego i fundusze zarządzane przez Prezesa Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego,
10. Narodowy Fundusz Zdrowia,
11. samodzielne publiczne zakłady opieki zdrowotnej,
12. uczelnie publiczne,
13. Polska Akademia Nauk i tworzone przez nią jednostki organizacyjne,
14. państwowe i samorządowe instytucje kultury,
15. inne państwowe lub samorządowe osoby prawne utworzone na podstawie odrębnych ustaw w celu wykonywania zadań publicznych, z wyłączeniem przedsiębiorstw, instytutów badawczych, instytutów działających w ramach Sieci Badawczej Łukasiewicz, banków oraz spółek prawa handlowego.

oraz innych niż powyżej (wskazane w art. 4 pkt 2 nowej pzp) państwowych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej.

Zamawiający nieskalsyfikowani w ramach jednej z ww. grup mogą podjąć decyzję o przygotowaniu stosownego planu zamówień i jego publikacji zgodnie z wymaganiami ustawy pzp.

Co istotne, w dalszym ciągu:

• publikacja planów postępowań nie będzie dotyczyła zamówień do których nie stosuje się przepisów nowej ustawy Pzp, w tym zamówień, których wartość szacunkowa nie przekracza kwoty 130 000 zł
• obowiązuje 30 dniowy termin na publikację planu postępowań o udzielenie zamówień. Bieg terminu na sporządzenie i opublikowanie planu następuje z dniem przyjęcia przez uprawnione organy budżetu lub planu finansowego jednostki.

Zmiana jaka została wprowadzona nową pzp dotyczy sposobu upublicznienia planu postępowań. W świetle art. 23 ust. 1 nowej pzp, zamawiający będą zobowiązani do publikacji sporządzonego planu nie tylko na swojej stronie internetowej ale także w Biuletynie Zamówień Publicznych, co oznacza konieczność korzystania w tym zakresie ze środków komunikacji elektronicznej i udostępnione przez portal internetowy Urzędu stosownego narzędzia. Wzór planu postępowań zostanie określony w drodze rozporządzenia przez właściwego Ministra do spraw gospodarki.

W tym miejscu warto wskazać, że uczestnicząc w procesie tworzenia planu postępowań zamawiający prawdopodobnie będzie w posiadaniu informacji na temat większości/lub wszystkich zamówień bez względu na ich wartość. Powyższa analiza będzie niezbędna z uwagi na możliwość przekroczenia przez niektóre zamówienia progu bagatelności o którym mowa w art. 2 ust. 2 nowej pzp.

W ocenie autorki zasadnym wydaje się na tej podstawie stworzenie planu zamówień podprogowych, do których nie będą miały zastosowania przepisy nowej ustawy pzp. Dokument taki może okazać się nieoceniony przykładowo w trakcie prowadzonych czynności kontrolnych. Zamawiającym, którzy posiadają takie plany zamówień, znacznie łatwiej będzie dowodzić, iż przykładowo zamówienia rodzajowo tożsame, a udzielane w trakcie roku finansowego nie były planowane (tj. wykazywać brak tożsamości czasu i konieczności traktowania zamówień jako jednego zamówienia). 

Poniżej zestawienie zmian w zakresie obowiązkowej zawartości planu w obecnie obowiązującej pzp oraz w nowych regulacjach:

Podstawa prawna: art. 13a ust. 2 pzp:

Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

• przedmiotu zamówienia,
• rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
• przewidywanego trybu lub innej procedury udzielenia zamówienia,
• orientacyjnej wartości zamówienia,
• przewidywanego terminu wszczęcia postępowania w ujęciu kwartalnym lub miesięcznym.

Podstawa prawna: art. 23 ust. 3 nowej pzp:

Plan postępowań o udzielenie zamówień zawiera w szczególności informacje dotyczące:

• przedmiotu zamówienia,
• rodzaju zamówienia według podziału na zamówienia na roboty budowlane, dostawy lub usługi,
• przewidywanego trybu albo procedury udzielenia zamówienia,
• orientacyjnej wartości zamówienia,
• przewidywanego terminu wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia.

Ustawodawca wymaga, aby w planie postępowań co do zasady zawarte były analogiczne informacje jak w obecnie obowiązującej pzp. Literalna zmiana przepisów dotyczy jedynie pkt. 5, jednakże wydaje się, że w praktyce zamawiający właśnie w taki sposób tj. poprzez wskazanie terminów w ujęciu miesięcznym lub kwartalnym, będą komunikować wykonawcom o terminach planowanych postępowań. Oczywiście zamawiający w tym zakresie będą uprawnieni samodzielnie podejmować decyzje, co oznacza, że na podstawie nowej pzp dopuszczalnym będzie określenie terminu w ujęciu kwartalnym, miesięcznym lub poprzez wskazanie dokładnej daty wszczęcia postępowania lub przedziału czasowego w jakim planowane jest wszczęcie procedury (np. w przedziale czasowym 15.05.2021- 30.05.2021).To od decyzji zamawiającego zależy, jak bardzo szczegółowo te terminy będą określane.

Na podkreślenie zasługuje także otwarty charakter ww. normy prawnej. Użycie przez ustawodawcę terminu „w szczególności” uprawnia zamawiającego do podania w planie postępowań także innych dodatkowych informacji, które z punktu widzenia zamawiającego mogą przyczynić się do zwiększenia ich przejrzystości.

Z pewnością omawiana norma prawna stanowi nowość na gruncie stosowania przepisów pzp. Dotychczas zamawiający w przypadku zmiany informacji podanych w planie postępowań, nie byli zobowiązani do aktualizacji opublikowanego dokumentu. W tym miejscu pojawia się pytanie, jakie to informacje podlegają aktualizacji. Niestety na próżno szukać co ustawodawca miał na myśli pod tym pojęciem. Obowiązek ten nie został doprecyzowany ani w nowej pzp, ani w uzasadnieniu do niej. W ocenie autorki aktualizacja wcześniej opublikowanego dokumentu w praktyce wydaje się oznaczać obowiązek modyfikacji informacji zwartych w tym dokumencie, w szczególności poprzez:

• rozszerzenie albo ograniczenie zakresu zamówienia,
• zmianę trybu lub procedury,
• zmianę orientacyjnej wartości zamówienia,
• zmianę przewidywanego terminu wszczęcia postępowania.

Wskazać w tym miejscu należy, że ustawodawca nie przewidział żadnych sankcji za niewypełnienia któregokolwiek z obowiązków określonych w art. 23 nowej pzp. Niemniej jednak mając na uwadze zasady wyrażone w art. 16 nowej pzp, sporządzanie tych planów jest zasadne i może wpływać na konkurencyjność prowadzonych w przyszłości postępowań. Tym samym to w interesie zamawiającego leży dbałość o prawidłowość (aktualność) informacji podanych w planie postępowań.

Podsumowując, upublicznienie planu postępowań ma na celu efektywne zarządzanie procesem zakupowym. Z jednej strony stanowi jasny i czytelny przekaz, jakie zamówienia będą realizowane u zamawiającego, z drugiej strony wykonawcy realizujący zamówienia w danej branży na podstawie tych informacji będą w stanie przeprowadzić analizę możliwości (zasobów) realizacyjnych i odpowiednio się do nich przygotować. Bez wątpienia prawidłowo sporządzony i aktualizowany plan postępowań w trakcie danego roku finansowego może przyczynić się do wzrostu konkurencyjności prowadzonych procedur.

Łukasz Laszczyński: Wprowadzane w drodze nowej ustawy zmiany do instytucji planowania zamówień publicznych nie zmieniają jej istoty. W dalszym ciągu to narzędzie doskonale porządkujące proces zakupowy. Z jednak strony wykonawcy mają wiedzę na temat planów i działań zakupowych zamawiających, z drugiej sami zamawiający wzmacniają i porządkują procesy zakupowe w swoich organizacjach.

Przetargowa.pl z lupą na MiniPortalu UZP

Jeżeli zdarzało Wam się czytać nasze wcześniejsze publikacje (np. pod linkiem) lub uczestniczyć w konferencjach organizowanych przez Przetargowa.pl (link), to doskonale wiecie, że MiniPortal testowaliśmy od pierwszych dni jego funkcjonowania. Od początku tego roku, w ramach przygotowań do serii wykładów pod hasłem “Wyłącz myślenie papierowe! SIWZ bez obawy o błędy techniczne wykonawcy”, analizowałem działanie MiniPortalu w oparciu o doświadczenia własne, jak i zaprzyjaźnionych Zamawiających. Punktem odniesienia do wymogów technicznych portali e-usług był z początku Artykuł 22 dyrektywy 2014/24/UE, natomiast obecnie jego zaimplementowana w polskim ustawodawstwie wersja – Artykuł 10b ustawy Pzp. Oczywiście nadal, mimo wielu solidnych argumentów o niespełnianiu przez MiniPortal wymogów ustawowych, można spotkać Zamawiających, którzy wiedzeni hasłem “z łatwością i za darmo” trzymają się kurczowo państwowego systemu. Brakowało mi argumentu ostatecznego.

NIK potwierdza: MiniPortal niezgodny z Art.10b Pzp

Dwa dni temu na mojej skrzynce mailowej pojawiła się wiadomość od jednego z Zamawiających z linkiem do artykułu z Gazety Prawnej (link). Szybka lektura sprawiła, że pomyślałem sobie “Nareszcie!” – ostatecznym argumentem, który zamyka klamrą szereg naszych wykładów, analiz i kazusów jest…  kontrola MiniPortalu przeprowadzona przez Najwyższą Izbę Kontroli, o której prawi wspomniany artykuł. MiniPortal jest niezgodny z Art.10b. Nie to jednak jest najciekawszym wnioskiem z samego artykułu, ale o tym za moment.

Dyskryminacja? Jaka dyskryminacja?

W skrócie: NIK uważa wymóg interoperacyjności (ogólnego dostępu) MiniPortalu za kwestię bezwarunkową, UZP z kolei się broni mówiąc, że przecież “większość ludzi ma system Windows na komputerze”. Argumenty liche, to i NIK nieugięty. Zatem wniosek jest następujący: KAŻDY WYKONAWCA może skutecznie doprowadzić do unieważnienia postępowania za sam fakt konieczności szyfrowania ofert na systemie Windows. Możnaby założyć, że w takim wypadku MiniPortal zostanie przebudowany, ale cóż… tak się nie stanie. UZP podkreśla, że w budowie są już e-Zamówienia, a TYMCZASOWE nierówne traktowanie Wykonawców na TYMCZASOWYM MiniPortalu musi zostać na takim poziomie, jakim jest. Czyli karygodnym.

E-zamówienia rozwiążą problem. Pytanie: kiedy?

Pojawia się pytanie: czy skoro od stycznia startuje pełna elektronizacja, to czy nowe narzędzie, niedyskryminujące Wykonawców, powstanie na czas? Obecnie moduł przekazywania ofert i wniosków planowany jest na I kwartał 2021, ale cytując za rzecznikiem prasowym UZP, Michałem Trybuszem: 

“W tym momencie, także z uwagi na ograniczenia w związku z epidemią w ciągu ostatnich trzech miesięcy, trudno jest antycypować, czy konieczna będzie zmiana pierwotnie określonego harmonogramu“

Innymi słowy MiniPortal, który miał być wyłączony w kwietniu, najprawdopodobniej potowarzyszy Zamawiającym jeszcze w 2021 roku. A że ogranicza konkurencyjność i jest niezgodny z prawem, to pozostaje mi tylko sygnalizować Wam, drodzy czytelnicy, że warto rozeznać rynek w zakresie podmiotów komercyjnych i uszyć sobie rozwiązanie na miarę. Nie ma jedynego słusznego – jednak jedno jest pewne: rozwiązanie centralne to prosta droga do KIO.

Nie ma na co czekać

Zygmunt, jeden z naszych trenerów, lubi przytaczać trójkąt niemożliwości w kontekście zakupów. Pasuje jak ulał do zamknięcia krótkiego tekstu dlatego pozwolę go sobie przytoczyć:

Trójkąt niemożliwości – tanio, dobrze i szybko

1. Chcąc zamówić tanio i dobrze, nie zamówimy szybko.  – Czasu jednak jest niewiele. 

2. Zamawiając tanio i szybko, nie zamówimy dobrze.  – Przypominam, że MiniPortal był zrealizowany za ~ 150 tysięcy złotych w ekspresowym tempie. 

3. Jeżeli jednak chcemy zamówić szybko i dobrze, to nie będzie tanio – na pewno nie za darmo. Jako z krwi i kości Poznaniak, zaapelować muszę: nie zostawiajcie, moi drodzy, elektronizacji na grudzień bieżącego roku. 

Jeżeli chcielibyście zgłębić poruszaną w niniejszym artykule tematykę, zachęcamy również do sprawdzenia filmu Zygmunta, który sygnalizuje nowe zagrożenie płynące ze stosowania MiniPortalu.

PS. Niezależnie od tego czy chcesz dowiedzieć, się jak możemy Ci pomóc, czy po prostu jesteś ciekawy współpracy z nami, z chęcią porozmawiamy z Tobą. Rozmowa jest w pełni niezobowiązująca. Kliknij tutaj  

Określenie „Polityki zakupowej państwa” pojawiło się po raz pierwszy w „Koncepcji nowego Prawa Zamówień Publicznych”, która została  opracowana przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii oraz Urząd Zamówień Publicznych. Za cel strategiczny nowej regulacji obrano stworzenie warunków do realizacji celów polityki zakupowej państwa, pozwalającej na wdrożenie inteligentnego modelu zarządzania zakupami publicznymi. Adresatami polityki zakupowej będą organy administracji rządowej, które poprzez swoją działalność będą nadawać właściwy kierunek krokom podjętym przez uczestników rynku, zgodne z jej celami. Szczegóły dotyczące tej nowej instytucji w polskim systemie zamówień publicznych omawia Pani Joanna Dudka, prawnik z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.

Polityka Zakupowa Państwa zostanie ukształtowana m.in. w odpowiedzi na cele wyznaczone w Strategii na Rzecz Odpowiedzialnego Rozwoju do roku 2020 (z perspektywą do 2030 r.) zwaną dalej „SOR”, która weszła w życie 15 marca 2017r. SOR stanowi plan gospodarczy Polski, który jako wyzwanie zewnętrzne stojące przed Polską w perspektywie krótkookresowej wymienia liberalizację dostępu do rynku zamówień publicznych. W SOR został wyznaczony m.in. kierunek interwencji w postaci zwiększenia sprawności funkcjonowania instytucji państwa, w tym administracji przejawiający się następującym postulatem: „W wyniku generalnej oceny struktur rządowych i samorządowych zostaną wypracowane zmiany, tak by nie dublował się zakres odpowiedzialności oraz wzmocniona została koordynacja, niezbędna dla realizacji działań rozwojowych. Nastąpią niezbędne zmiany w zakresie zamówień publicznych, poprzez zwiększenie stosowania inteligentnych zamówień publicznych sprzyjających rozwojowi gospodarki i rynku pracy, wdrożenie jednolitej polityki zakupowej promującej innowacyjność, stabilne miejsca pracy, aspekty środowiskowe oraz wprowadzającej ułatwienia dla MŚP” możliwe do osiągnięcia poprzez działanie polegające na tym, że nastąpi „poprawa standardów działania administracji publicznej w zakresie zamówień publicznych –wdrażanie inteligentnych i zrównoważonych zamówień publicznych, klauzule społeczne w zamówieniach publicznych, mechanizmy kontroli rażąco niskiej ceny i zatrudnienia pracowników.”

Kwestie dotyczące Polityki zakupowej państwa zostały uregulowane w art. 21 ustawy z dnia 11 września Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z treścią ww. artykułu Polityka zakupowa państwa określa priorytetowe działania Rzeczypospolitej Polskiej w obszarze zamówień publicznych, a także pożądany kierunek działań zamawiających w zakresie udzielanych zamówień, który obejmuje w szczególności zakup innowacyjnych lub zrównoważonych produktów oraz usług, z uwzględnieniem:

1. aspektów normalizacyjnych,
2. kalkulacji kosztów w cyklu życia produktów,
3. społecznej odpowiedzialności przedsiębiorców,
4. upowszechniania dobrych praktyk i narzędzi zakupowych,
5. stosowania aspektów społecznych.

Politykę zakupową państwa opracowuje się raz na 4 lata, a na mocy art. 21 ust. 5 nowej pzp do przygotowania jej projektu i do koordynacji realizacji polityki zakupowej państwa został zobowiązany minister właściwy do spraw gospodarki. Zgodnie z art. 21 ust. 4 nowej pzp politykę zakupową państwa przyjmuje Rada Ministrów, w drodze uchwały, na wniosek ministra właściwego do spraw gospodarki.

Nowa pzp wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2021r., a zgodnie z art. 106 przepisów wprowadzających ustawę – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r., poz. 2020) politykę zakupową państwa, opracowuje się po raz pierwszy do dnia 31 grudnia 2021 r.

Z powyższego wynika, że minister właściwy do spraw gospodarki będzie miał rok od dnia wejścia w życie ustawy na przygotowanie pierwszego projektu Polityki zakupowej państwa, która powinna zawierać 4 letni pożądany kierunek działań zamawiających obejmujący w szczególności zakup innowacyjnych lub zrównoważonych produktów oraz usług.

Podkreślenia wymaga fakt, że nowa regulacja umożliwia efektywne udzielanie zamówień publicznych, a poprzez wprowadzenie obowiązku opracowania polityki zakupowej państwa pojawia się szansa na prawdziwą strategię zakupową sektora publicznego w Polsce.

Łukasz Laszczyński: Polityka zakupowa państwa ma szansę stać się istotnym narzędziem w procesie zarządzania zakupami sektora publicznego w Polsce, o ile nie będzie jedynie kolejnym dokumentem, którego konieczność wygenerowania wynika z ustawowego obowiązku. Zamówienia publiczne to nie tylko stale rosnąca wartość podpisanych umów, zrealizowanych kontraktów, oddanych inwestycji, to przede wszystkim narzędzie kształtowania polityki państwa w obszarze społecznym, gospodarczym, obszar realizacji najbardziej strategicznych inwestycji z punktu widzenia funkcjonowania całego sektora publicznego. Proces zakupowy oparty o rozwiązania formalne zawarte w prawie zamówień publicznych może być tylko zwykłym wydatkowaniem posiadanych przez zamawiających środków, a więc działaniami czysto operacyjnymi, może stać się narzędziem doskonale wspierającym zrównoważony rozwój i realizację celów publicznych o znaczeniu strategicznym. Sektor publiczny z racji wielkości wydatkowanych środków, skali oraz znaczenia realizowanych zadań, jest ważnym filarem rozwoju gospodarczego, a procesy zakupowe realizowane za jego pośrednictwem powinny być czymś zdecydowanie więcej niż tylko gąszczem zawiłych, coraz mniej zrozumiałych regulacji prawnych nie pozwalających na efektywne wydatkowanie środków publicznych.

Dialog techniczny stanowi ustawowe narzędzie pozwalające zamawiającym w pełni na usprawnienie procesu przygotowania postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Korzyści wynikające z zastosowania dialogu konkurencyjnego przedstawia Pani Eliza Grodzka, prawnik z Kancelarii Mazurkiewicz Cieszyński Mazuro.
Dialog techniczny pełni w zamówieniach publicznych funkcję oficjalnego instrumentu przygotowawczego o charakterze fakultatywnym – art. 31a-31d ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych. Tego typu dialog można określić, jako oficjalne konsultacje rynkowe. Jego celem jest uzyskanie wiedzy w zakresie niezbędnym do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub określenia warunków umowy.
Stosowanie dialogu technicznego zapewnia przejrzyste, konkurencyjne rozeznanie rynku, a tym samym optymalne przygotowanie się do procedury o udzielenie zamówienia publicznego.
Zastosowanie dialogu technicznego niesie ze sobą wiele korzyści zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców. Z punktu widzenia zamawiającego, ma szczególne znaczenie wtedy, gdy zamawiający zamierza w przyszłości udzielić zamówienia publicznego, ale poszukuje wiedzy na temat możliwości rynkowych. Wskutek zastosowania dialogu technicznego, zamawiający zdobywa wiedzę o potencjalnych sposobach i możliwościach zrealizowania zamówienia, szczególnie o najkorzystniejszych dla niego rozwiązaniach, np. z uwzględnieniem innowacyjnych technologii. Ponadto wskutek zastosowania dialogu technicznego, zamawiający uzyskuje dane o podmiotach potencjalnie zainteresowanych wykonaniem zamówienia publicznego, a zatem również o stopniu konkurencyjności na danym rynku.
Jak informuje Urząd Zamówień Publicznych, dialog techniczny pozwala zamawiającemu na:

1. rozszerzenie konkurencji poprzez identyfikowanie barier mogących ograniczać dostęp wykonawców do zamówień publicznych,
2. zdefiniowanie najlepszych i najnowszych rozwiązań technicznych, organizacyjnych oraz ekonomicznych w dziedzinie właściwej dla przedmiotu zamówienia,
3. promocję innowacji przez system zamówień publicznych, wspieranie rozwiązań proekologicznych, nowoczesnych i zaawansowanych technologicznie,
4. skonfrontowanie potrzeb zamawiającego z możliwościami ich realizacji przez funkcjonujące na danym rynku podmioty świadczące określonego rodzaju dostawy, usługi czy roboty budowlane,
5. przygotowanie do realizacji zamówienia, zwłaszcza w zakresie szczegółowego określenia jego przedmiotu, a w konsekwencji również do zapewnienia celowego, racjonalnego i oszczędnego wydatkowania środków publicznych,
6. określenie czynników determinujących techniczną jakość, czy ekonomiczną wartość zamówienia publicznego, określenie optymalnych kryteriów oceny ofert pożądanego przez zamawiającego przedmiotu zamówienia i najbardziej adekwatnych rozwiązań prawnych odnoszących się do ewentualnej przyszłej umowy w sprawie zamówienia publicznego, którego dialog techniczny dotyczy,
7. szczegółową identyfikację kosztów udzielenia zamówienia publicznego, kwestii określenia ewentualnych ryzyk kontraktowych, optymalnego rozkładu pomiędzy strony umowy i analizy możliwych sposobów ich ograniczenia.

Z punktu widzenia wykonawców, korzyści przejawiają się przede wszystkim w możliwości uwzględnienia przez zamawiającego jego propozycji i rozwiązań w dokumentacji postępowania. Istotne jest, że przeprowadzenie dialogu technicznego nie zobowiązuje zamawiającego do następczego wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
W zakresie procedury zastosowania dialogu technicznego, należy wskazać, iż jest on odformalizowany, gdyż ustawodawca uregulował ten instrument jedynie ramowo. Przepisy pzp przewidują, iż dialog techniczny należy przeprowadzić w sposób zapewniający zachowanie uczciwej konkurencji oraz równe traktowanie potencjalnych wykonawców i oferowanych przez nich rozwiązań. Dodatkowo zamawiający ma obowiązek:

1. zamieścić informację o zamiarze przeprowadzenia dialogu technicznego oraz o jego przedmiocie na stronie internetowej,
2. zamieścić informację o przeprowadzonym dialogu technicznym w ogłoszeniu o zamówieniu, którego dotyczył dialog,
3. jeżeli istnieje możliwość, że o udzielenie zamówienia będzie ubiegał się podmiot, który uczestniczył w przygotowaniu postępowania o udzielenie tego zamówienia, zamawiający zapewnia, że udział tego podmiotu w postępowaniu nie zakłóci konkurencji, w szczególności przekazuje pozostałym wykonawcom informacje, które uzyskał i przekazał podczas przygotowania postępowania oraz wyznacza odpowiedni termin na złożenie ofert. Zamawiający powinien także wskazać w protokole środki mające na celu zapobieżenie zakłóceniu konkurencji.

Niestety pomimo wymiernych korzyści z zastosowania dialogu technicznego, dane statystyczne świadczą o jego znikomym użyciu w praktyce. Z treści ogłoszeń zamieszczonych w Biuletynie Zamówień Publicznych w roku 2017 wynika, że dialog wykorzystano jedynie w 429 postępowaniach, co oznacza zaledwie 0,35% wszystkich ogłoszonych tam postępowań. Warto podkreślić, iż w nowej ustawie pzp, która wejdzie w życie od 1 stycznia 2021 roku, instytucja dialogu technicznego została określona jako wstępne konsultacje rynkowe (art. 84 nowej pzp).
W nowej ustawie instrument ten nie zmieni swojego charakteru, ale w praktyce może być częściej wykorzystywany z uwagi na wypływający z art. 83 ust 1 nowej pzp, obowiązek dokonania przez zamawiającego przed wszczęciem postępowania analizy potrzeb i wymagań, uwzględniając rodzaj i wartość zamówienia.
W ramach przykładu dobrych praktyk, należy wskazać na wzorcowe dokumenty dotyczące dialogu technicznego zamieszczone na stronie Urzędu Zamówień Publicznych: https://www.uzp.gov.pl/baza-wiedzy/wzorcowe-dokumenty/wzorcowe- dokumenty-dotyczace-dialogu-technicznego

Łukasz Laszczyński (komentarz): Instytucja dialogu technicznego stanowi odpowiednik doskonale znanego zakupom w biznesie rozwiązania w postaci RFI. Po stronie biznesu znajduje się najczęściej zdecydowanie więcej wiedzy na temat przedmiotu zamówienia niż w samych organizacjach zamawiających. Właśnie dlatego komunikacja z rynkiem na etapie przygotowania postępowania jest w stanie przynieść wymierne korzyści dla efektywności całego procesu.