A co gdybyś dopuścił możliwość składania ofert zarówno papierowo i elektronicznie? Czy Ilość ofert w zamówieniach publicznych zwiększy się?

Ile Twoim zdaniem było papierowych, a ile elektronicznych?
Odpowiedź znajdziesz w niniejszym artykule. 

Najczęstszy argument, jaki słyszymy brzmi: „Elektronizujemy tylko przetargi unijne, gdyż na „polskie” mamy czas”. Jak wiemy, elektronizacja w progu krajowym została przesunięta (czytaj więcej), więc argument ten może wydawać się zasadny. Gdy pytamy Zamawiających, co jest główną przyczyną odkładania w czasie elektronizacji przetargów krajowych, na pierwszą linię frontu wysuwają argument: „Już w ogóle nie będziemy mieli ofert”. Postanowiliśmy walczyć z mitami. Będziemy odwiedzać naszych odważnych Klientów, którzy idą pod prąd, aby zapytać, co Ich skłoniło do wdrożenia elektronizacji i czy nie żałują. Odbyliśmy inspirującą wizytę w Szpitalu Średzkim Serca Jezusowego, gdzie mieliśmy ogromną przyjemność poznać Prezesa Szpitala P. Pawła Dopierałę. 

Poniżej najważniejsze zapisy naszej rozmowy z komentarzami. Szpital powiatowy, jak większość tego typu, zmaga się z problemem braku środków. Wspomniany dysponuje budżetem na poziomie 30 mln złotych z działalności podstawowej. 

1. Dlaczego zdecydowaliście się na elektronizację w progu krajowym?

Chcieliśmy przyzwyczajać Wykonawców do nowych możliwości, ale myślałem, że liczba ofert będzie porównywalna. Pozytywnie się zdziwiłem, gdyż ofert mamy więcej. W jednym z przetargów na 15 złożonych ofert tylko dwie były złożone w formie papierowej, przy tym jedna złożona … po czasie. Kurier się spóźnił 🙂
Mali Wykonawcy z odległych zakątków składają oferty, gdyż jest to dla nich łatwo dostępne. Zresztą ta jedna odrzucona oferta złożona po terminie mówi sama za siebie. Obecnie Wykonawcy sporadycznie przyjeżdżają na otwarcie ofert. Zaobserwowaliśmy też ciekawe zjawisko. W jednym z przetargów na ponad 20 pakietów wygrał Wykonawca, który jeden z pakietów kupił od producenta biorącego udział w tym przetargu. Ofertę na pakiet producent złożył mu około godzinę przed otwarciem ofert. Ten zdążył ofertę zmienić, podpisać i złożyć w naszym postępowaniu. Producent był zaskoczony, że przegrał. Dzięki elektronizacji skraca się czas przygotowania oferty. Wykonawcy to doceniają.

Komentarz Open Nexus: Potwierdza to średnia ofert w przetargach na platformazakupowa.pl i średnia ofert w Polsce w 2018 (więcej):

Komentarz Open Nexus: Mogłoby się wydawać, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert, my też tak sądziliśmy, startując 18.10.2018. Tak zapewne by było, gdyby nie nasze wsparcie i pomoc Wykonawcom na każdym etapie przygotowywania oferty w formie elektronicznej. Zaprowadziło nas to do bardzo dobrej skuteczności w przetargach, czyli średniej 5,37 oferty na przetarg wobec 2,19 oferty na przetarg w Polsce w 2018 (czytaj więcej). Zauważalnie podnosimy średnią krajową i jesteśmy z tego dumni 🙂

2. Czy nie obawiacie się, że stosowanie dualizmu zbierania ofert (papierowo i elektronicznie) jest niezgodne z prawem?

Komentarz Open Nexus: Szpital w Środzie jest dla nas inspiracją, gdyż robią to bardzo mądrze. Pozwalają Wykonawcom składać oferty papierowo lub elektronicznie, co jest zgodne z zaleceniem UZP (czytaj więcej). Z ustawy jednoznacznie nie wynika, że tak można robić, jednak poniższe argumenty Prezesa Szpitala w pełni nas przekonują.

Staramy się myśleć zdroworozsądkowo i iść na rękę Wykonawcom, aby na tym skorzystać. Więcej ofert oznacza niższe ceny, a jako szpital powiatowy każdy grosz jest dla nas ważny. Czy kogoś tym podejściem dyskryminujemy? Wręcz przeciwnie. Nawet gdyby sprawa trafiła do KIO, to ta prawdopodobnie się nią nie zajmie.

Komentarz Open Nexus: Znajduje to potwierdzenie w orzecznictwie KIO, które potwierdza, że zamawiający – poprzez wytyczne dotyczące zasad komunikacji – może zmodyfikować ustawowe zasady – dodaje, wskazując na wyrok z 10 stycznia 2017 r. (sygn. akt KIO 2398/16).

Uważam, że wszędzie trzeba szukać zdrowego rozsądku, a nie zastawiać się przepisami i stać w miejscu. Przyjęliśmy zasadę, że najpierw otwieramy oferty papierowe, a potem odszyfrowujemy oferty na platformie, gdyż jest to bardziej transparentne. 

3. Szybciej dla Zamawiającego i Wykonawców

Dobrym przykładem był dla nas przetarg na ponad 20 pakietów, w którym złożono kilkanaście ofert. Przygotowanie Informacji z otwarcia zajęło mniej niż godzinę. Łącznie z odszyfrowaniem ofert, czym zajęła się platforma (średnio zajmuje to do 30 sekund, przyp. Open Nexus). Do tego sama komunikacja z Wykonawcą jest łatwiejsza, unikamy błędów ludzkich. W przeszłości zdarzało się komuś nie odpisać. Obecnie cała komunikacja jest w jednym miejscu i trudniej coś przeoczyć, a wszystko archiwizuje się w ramach jednego postępowania. System jest bardzo prosty i intuicyjny tak dla Wykonawców, jak i Zamawiających. Nie docierają do nas sygnały, że ktoś nie dał rady złożyć oferty, co bardzo sobie cenimy, gdyż liczy się każda oferta. Chcemy pokazywać Wykonawcom naszą otwartość.

Komentarz Open Nexus: W tym miejscu udało nam się opowiedzieć o naszym nowym projekcie. Stworzyliśmy generator informacji z otwarcia i protokołu z postępowania. Inspiracją były dla nas potrzeby Zamawiających. Zamawiający chcieli, aby wiele osób w tym samym czasie mogło pracować na protokole z postępowania czy informacji z otwarcia ofert ale, by nie tworzyły się przy tym duble. Stworzyliśmy dokumenty, do których Zamawiający nie potrzebuje płatnego oprogramowania np. Microsoft Word. Do tego wszystko zapisuje się automatycznie w ramach danego postępowania, można pracować zespołowo w tym samy czasie, edytując ten sam dokument i brak jest limitu danych na dysku.
Każdy współprowadzący postępowanie może wygodnie edytować, nanosić uwagi lub komentarze do dokumentów. Pliki są automatycznie zapisywane. Zależy nam na usprawnieniu pracy potrzebnej na przesyłanie uwag, poprawek i wykluczeniu możliwości utraty dokumentu, nawet gdyby komputer Zamawiającego uległ awarii.

4. Archiwizacja

Komentarz ON: Chcieliśmy stworzyć biuro bez setek segregatorów, teczek i zbędnego stresu spowodowanego ciągłym szukaniem potrzebnych dokumentów. Dzięki elektronicznemu archiwum. Zamawiający ma wszystko w jednym miejscu. Dostęp do dokumentów jest zapewniony z dowolnego komputera – wystarczy zalogować się na swoje konto. Można pobrać archiwum na jeden klik i zapisać na swoim komputerze. Kiedy w rozmowie podkreśliłem, że dajemy możliwość pobierania plików, dostałem dobrą ripostę, jakiej się nie spodziewałem. Było to dla mnie pouczające. Podejście niezbyt często stosowane w Zamówieniach publicznych, raczej częstsze w biznesie. 

Po co mi archiwum na kilk? Przecież wszystko mam u Was online. To nie dokumentacja medyczna, za którą odpowiadam. To Wy odpowiadacie. Płacę Wam za to i wymagam, aby była. Mamy umowę, więc jak jej nie będzie, to Wasz problem i wasze OC. Płacimy i wymagamy 5 letniego archiwum. Zaufaliśmy Wam, gdyż macie dobre opinie, działacie 10 lat na rynku i to Wasz problem, a nie mój. Nie chcę dodatkowych dysków u siebie, serwerów, zarządzania tym… Wiem, że niektórzy Wasi Klienci drukują wszystkie dokumenty z platformy w obawie przed kontrolą. Trzeba mieć jednak świadomość, że taki wydruk nie jest dowodem, gdyż ślady podpisu są tylko w wersji elektronicznej.

5. Nie jest tak różowo, czyli obszary do doskonalenia

Co mnie boli? Najbardziej chyba formularze pasywne (czytaj więcej). Chciałbym automatyzacji w ocenie ofert, aby przyspieszyć czas na ogłoszenie wyników, gdyż Wykonawcy tego oczekują. Chcą poznać wyniki szybciej, chcą się przygotować. Brakuje mi formularzy aktywnych, co przyspieszyłoby ocenę ofert.

Komentarz Open Nexus: Tu pojawiło się światełko w tunelu, ponieważ nowy projekt e-Zamówień zakłada stworzenie standardu formularza aktywnego, tak by był jednolity i zgodny z prawem (czytaj więcej). Gorąco wierzymy, że to przyszłość. Wytłumaczyliśmy, że system jest gotowy na formularze aktywne. Przeprowadziliśmy nawet kilkanaście postępowań na formularzach aktywnych, jednak z uwagi na wątpliwą zgodność z prawem odeszliśmy od tego. Wydłuża to czas wystawienia postępowania, składania ofert (wykonawca musi złożyć ofertę klasyczną i przepisać ją do formularza), a na ich wynikach nie można polegać, gdyż trzeba ją porównywać z ofertą. Było z tym więcej problemów niż pożytku. Niemniej jednak podpisujemy się pod twierdzeniem, że jest to kluczowy obszar do doskonalenia. W trakcie naszej rozmowy nie unikamy tematu braku środków w szpitalu. Dlatego gdy słyszę, że wdrożenie platformy potraktowano jako inwestycję mającą przynieść oszczędności, wiem, że rozmawiam z właściwym człowiekiem na właściwym miejscu. Poniżej istota wypowiedzi. 

Produkt ileś tam kosztuje, ale są też wymierne korzyści. Jesteśmy poniżej kwot oczekiwanych w przetargach. Trudno określić na ile to zasługa platformy, a na ile moich ludzi, jednak jesteśmy sporo na plusie.

Komentarz Open Nexus: Wg nas ludzie to 80%, a system 20%, ale bez systemu człowiek nie osiągnie efektywności. Dlaczego 80% to człowiek? Gdyż bez człowieka i dobrego podejścia do stworzenia SIWZ nie będzie dobrego przetargu nawet w najlepszym na świecie systemie.

P.S. Poniżej uwieczniona relacja ze spotkania 🙂
Dziękujemy i obiecujemy więcej. Jako naród malkontentów i pesymistów za bardzo koncentrujemy się na niedostatkach, a za mało na sukcesach. Chcemy pokazywać najlepszych, gdyż tylko naśladując ich, możemy się doskonalić. 

Każdemu Zamawiającemu z całego serca życzymy, aby ilość ofert w zamówieniach publicznych jego jednostki była co najmniej dwa razy większa!

A gdyby nie było straconych bezpowrotnie dokumentów oraz nigdy nie miałbyś problemu z odnalezieniem ich, nawet po 4 latach?

A może myślisz, że Ciebie to nie dotyczy?
Dla przestrogi zamieszczamy zdjęcie z pożaru w Urzędzie Miasta w Raciborzu (czytaj więcej). 

Pomyśl, że mógłbyś właśnie w tych pomieszczeniach przechowywać dane o swoich przetargach? Coś wydaje nam się mało realne, dopóki nie nastąpi.

Często zdarza się też, że komputer, na którym zainstalowane są dane, ulega awarii, a odzyskanie danych jest niemożliwe. Aby robić profesjonalny backup, naprawdę trzeba wielu sił i energii. Jeżeli nie ukończyłeś doktoratu z informatyki, to może warto zaufać profesjonalistom? 

Elektroniczne archiwum

Chcieliśmy stworzyć biuro bez setek segregatorów, teczek i zbędnego stresu spowodowanego ciągłym szukaniem potrzebnych dokumentów. Dzięki elektronicznemu archiwum Zamawiający ma wszystko w jednym miejscu. Dostęp do dokumentów jest zapewniony z dowolnego komputera – wystarczy zalogować się na swoje konto. Można pobrać archiwum jednym kliknięciem i zapisać na swoim komputerze.

Kiedy w rozmowie z Prezesem Szpitala w Środzie P. Pawłem Dopierałą podkreśliłem, że dajemy możliwość pobierania plików, dostałem dobrą ripostę, jakiej się nie spodziewałem. Było to dla mnie pouczające. Podejście niezbyt często stosowane w Zamówieniach publicznych, raczej częstsze w biznesie.

Po co mi archiwum na „klik”?

Przecież wszystko mam u Was online. To nie dokumentacja medyczna, za którą odpowiadam. To Wy odpowiadacie. Płacę Wam za to i wymagam, aby była. Mamy umowę, więc jak jej nie będzie, to Wasz problem i wasze OC. Płacimy i wymagamy 5-letniego archiwum. Zaufaliśmy Wam, gdyż macie dobre opinie, działacie 10 lat na rynku i to Wasz problem, a nie mój. Nie chcę dodatkowych dysków u siebie, serwerów, zarządzania tym… Wiem, że niektórzy Wasi Klienci drukują wszystkie dokumenty z platformy w obawie przed kontrolą. Trzeba mieć jednak świadomość, że taki wydruk nie jest dowodem, gdyż ślady podpisu są tylko w wersji elektronicznej. 

Paweł Dopierała – Prezes Szpitala Średzkiego (czytaj więcej)

Bez limitu danych

Dla Twojego komfortu stworzyliśmy dokumenty bez limitu danych na dysku.
Pliki są automatycznie zapisywane i nigdy nie stracisz dokumentu, nawet gdyby Twój komputer uległ awarii.  Aby odzyskać dane ze swojego uszkodzonego komputera, wystarczy zalogować się do swojego konta na platformazakupowa.pl. Nie powinno Ci to zająć dłużej niż 30 sekund.

Jak działa automatyczne szyfrowanie i odszyfrowanie ofert na jeden klik?

Dlaczego nie warto komplikować sobie pracy niestabilnym miniPortalem, gdzie nikt nie odpowiada za unieważnione postępowania?

Czego dotyczy punkt 11 regulaminu korzystania z systemu miniPortal?

Co by było, gdyby odszyfrowanie ofert trwało 15 sekund?

Może to się wydawać abstrakcją, gdy spojrzymy na miniPortal. platformazakupowa.pl pozwala zaszyfrować (Wykonawca) oraz odszyfrować (Zamawiający) ofertę w mgnieniu oka. Bądźmy precyzyjni, w około sześć mrugnięć oka 🙂
Nie bójmy się prostych rozwiązań, gdyż:

Prostota jest szczytem wyrafinowania.
Leonardo da Vinci.

Ale do rzeczy!
Inspiracją do automatycznego szyfrowania i odszyfrowania ofert był przypadek jednego z Zamawiających, któremu nie wystarczył jeden dzień na otwarcie wszystkich ofert w postępowaniu przeprowadzonym za pośrednictwem miniPortalu.

Abyśmy lepiej zrozumieli skalę problemów, przytoczę dwa przykłady, które miały miejsce na miniPortalu+ePUAP.

Przykład nr 1

Dlaczego moja oferta nie pojawiła się u Zamawiającego, pomimo że złożyłem ją w terminie?

W jednym z postępowań unijnych Wykonawca miał czas na złożenie oferty do godz. 10:00, otwarcie ofert wyznaczone było na godz. 11:00. Wykonawca złożył ofertę przed godziną 10:00. O godz. 11:00, nastąpiło otwarcie ofert. Wśród nich nie było śladu po ofercie wyżej wymienionego Wykonawcy.
Co się stało? Okazało się, że oferta, którą składał Wykonawca, dotarła z kilkugodzinnym opóźnieniem i podczas otwarcia Zamawiający jej nie widział.

Ewidentny błąd narzędzia. Należy pamiętać, że miniPortal jest powiązany z ePUAPem, który według mojej opinii nie jest stabilnym narzędziem, co zresztą doskonale potwierdziło UZP w swoim komunikacie pod koniec kwietnia, prosząc Zamawiających, aby nie planowali otwarcia ofert w przetargach podczas „majówki”, gdyż kolidowało to ze składaniem PIT.

Przytoczę fragment artykułu z byłą Minister Cyfryzacji Anną Streżyńską (źródło):

W systemie, który kosztował ponad 120 mln zł, zarejestrowało się ok. 580 tys. osób, choć aktywnie korzysta połowa z nich, a i to głównie urzędnicy. Mało tego, wystarczy jedynie 600 procesów jednocześnie, by system odmawiał współpracy.

Sytuacji związanych z tak dużym opóźnieniem przesłania ofert przez Wykonawców było z pewnością dużo więcej, ponieważ sami Zamawiający, podczas moich spotkań z nimi, potwierdzali, że tego typu sytuacje nie są wyssane z palca.

Przykład nr 2

Niewiedza Wykonawców – podwójne szyfrowanie i stosowanie tego samego klucza do kilku postępowań

Może się to wydawać błahe, ale tak, zgadza się, Wykonawcy, którzy nie mają doświadczenia w ofertowaniu elektronicznym, mieli spore trudności z zaszyfrowaniem samodzielnie ofert poprzez narzędzie UZP. Zdarzały się przypadki, gdy Wykonawca po zaszyfrowaniu oferty, zrobił to raz jeszcze. Jaki był tego efekt? Zamawiający nie był w stanie takiej oferty odszyfrować (czytaj więcej).

Stosowanie tego samego klucza do różnych postępowań to błąd najczęściej popełniany przez Wykonawców. Mówiąc krótko, zastosowanie klucza publicznego z zupełnie innego postępowania uniemożliwia odszyfrowanie takiej oferty przez Zamawiającego.

Powyższe przykłady to tylko kropla w morzu, ale ważniejsze są liczby. Średnia ofert w przetargach na platformazakupowa.pl i średnia ofert w Polsce w 2018 (więcej):

Mogłoby się wydawać, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert i pewnie na miniPortalu tak jest. My też byliśmy przekonani, że elektronizacja zmniejszy ilość ofert po 18.10.2018. Tak zapewne by było, gdyby nie nasze wsparcie i pomoc Wykonawcom na każdym etapie przygotowywania oferty, a kluczowym procesem jest szyfrowanie ofert.
Takie podejście doprowadziło nas do bardzo dobrej skuteczności w przetargach, czyli średniej 5,37 oferty na przetarg wobec 2,19 oferty na przetarg w Polsce w 2018 (czytaj więcej). Zauważalnie podnosimy średnią krajową i jesteśmy z tego dumni 🙂

Jak to działa w praktyce?

Jeśli jesteś Wykonawcą, wystarczy, że:

• wejdziesz na stronę danego postępowania,
• zapoznasz się bez konieczności rejestracji ze specyfikacją i dokumentacją, którą zamieścił Zamawiający,
• przygotujesz i podpiszesz ofertę oraz niezbędne dokumenty podpisem kwalifikowanym,
• wgrasz pliki we wskazanym miejscu i klikniesz “złóż ofertę”.
• Moment kliknięcia uruchamia automatyczne szyfrowanie oraz wysyłkę oferty dla Zamawiającego.

Jeśli jesteś Zamawiającym, wystarczy, że we wskazanym terminie otwarcia ofert, zalogujesz się na swoje konto, przejdziesz do danego postępowania i klikniesz w “magiczny” pomarańczowy przycisk “Odszyfruj oferty”. Po dosłownie kilku sekundach, system za Ciebie odszyfruje wszystkie złożone w terminie oferty.

Najprościej jest zrobić system zawiły, gdyż nie trzeba myśleć. Aby zrobić coś bezpiecznego i prostego, trzeba mieć kompetencje. Nasze 10-letnie doświadczenie na rynku pokazało, że użytkownicy nie oczekują fajerwerków, tylko skutecznego, prostego i bezpiecznego systemu.

Bezpieczeństwo

Klucz do zaszyfrowanej oferty jest przechowywany u czołowej spółki IT na świecie, która loguje każdą próbę pobrania klucza. Daje to bardzo dużą transparentność i bezpieczeństwo przechowywanych ofert. Może dlatego do dnia dzisiejszego, pomimo wystawionych na platformie 2000 przetargów, żaden Wykonawca nie złożył odwołania do KIO z tytułu źle działającego systemu?

Prawda, że brzmi nieprawdopodobnie?
A ile przy tym zaoszczędzisz zdrowia i czasu ????.

Pamiętaj, w dużej mierze to od Ciebie zależy, jakich użyjesz narzędzi do zrealizowania zamówień! Błędem jest częste myślenie przez Zamawiających, że system taki jest drogi i niedostępny. Jeżeli nasz najmniejszy Klient to trzytysięczna gmina, to dowód, że i Ciebie stać na nasze wsparcie dla Ciebie i Wykonawców!

Przygotowaliśmy również szersze porównanie pomiędzy okrojonym rozwiązaniem UZP, a platformazakupowa.pl. Zachęcam do zapoznania się (czytaj więcej).

Jeśli Ty i Twoja jednostka znajdujecie się w sytuacji, kiedy macie ból głowy związany z wyborem rozwiązania elektronizującego przetargi, to z pewnością zainteresuje Cię tym artykułem. Odpowiemy na pytanie jakimi kryteriami kierowało się ponad 1500 jednostek, które wdrożyliśmy, z których ponad 22 tysięcy Zamawiających proceduje postępowania regulaminowe oraz zgodnie z Ustawą Pzp.

Jak wybrać platformę do elektronizacji przetargów

“Prostota jest szczytem wyrafinowania”
– Leonardo da Vinci

Słowa, które precyzyjnie oddają w jakim kierunku najbliżej Zamawiającym, wybierającym nasze rozwiązanie. Jest to kierunek, którym staramy się podążać.
Minęły już czasy, kiedy to wodotryski i miliony funkcji były najważniejsze przy wyborze oprogramowania. Po odbyciu blisko tysiąca spotkań z Zamawiającymi, wniosek nasuwa się tylko jeden. Oczekiwania nastawione są na narzędzie, które jest proste, nieskomplikowane i  skuteczne.

Przejdźmy więc do konkretów.

Prostota

Większość naszych klientów uważa, że swój wybór oparło na podstawie nieskomplikowanego systemu, który z łatwością można obsłużyć co przekłada się na wygodną i sprawną pracę oraz szybkie uruchomienie. Wystawienie przetargu przez platformę nie powinno Tobie zająć więcej niż 2 minuty. Automatyczne szyfrowanie i odszyfrowanie ofert na jeden klik.

Stabilność

Element, bez którego nikt sobie nie wyobraża powierzenia tak odpowiedzialnych zadań, jakimi są zamówienia publiczne. Dzięki temu, że na rynku istniejemy już od 10 lat i mamy olbrzymie doświadczenie związane z elektronizacją, zadbaliśmy o bardzo mocną infrastrukturę, dzięki której zapewniamy stabilność pracy na minimalnym gwarantowanym poziomie 99,7 % roboczogodzin w skali roku liczonym 7/24h.

Wsparcie

Nasi klienci doceniają pomoc, której zawsze udzielamy w sytuacji kiedy tego wymaga. Czy wyobrażasz sobie kryzysową sytuację, kiedy po godz 22:00 potrzebujesz pilnego kontaktu z opiekunem, gdyż przed 24:00 mija termin publikacji, aby zdążyć w czasie?
Jeśli martwisz się o swoich Wykonawców, tutaj też od razu uspokajam, jesteśmy otwarci na pomoc również Wykonawcom, tak aby z łatwością mogli ofertować. Przekonaj się, czym różni się jakość od jakoś w obsłudze.

Archiwizacja

Wszyscy nasi dotychczasowi klienci, którzy wdrożyli platformazakupowa.pl mogą spać spokojnie jeśli chodzi o kwestie wszystkich dokumentów przesłanych lub wygenerowanych na platformie.

Nawet po 10 latach błyskawicznie jesteś w stanie odszukać interesujący Cię dokument z danego postępowania. Pamiętaj, że w przypadku awarii Twojego komputera, zawsze możesz się zalogować na swoje konto i pobrać całą dokumentację raz jeszcze.

To właśnie Ty, masz realny wpływ na rozwój platformy

Platforma rozwijana jest dzięki Waszym opiniom i pomysłom. Jesteśmy otwarci na wszelkie sugestie, które usprawnią Zamawiającym pracę. Uważamy, że podążając tylko tym kierunkiem jesteśmy Wam w stanie zapewnić narzędzie bliskie ideału 🙂

To właśnie wyżej przedstawione aspekty, najczęściej decydują o podjęciu decyzji współpracy z nami. Jeśli chciałbyś się dowiedzieć więcej lub doradzić co do wyboru usług – chętnie porozmawiamy i doradzimy.

Dowiedz się jaka jest średnia ofert na platformazakupowa.pl

Zwykle kiedy czytelnik spotyka się z pojęciem „średnia krajowa”, kojarzy mu się ono z pensją. Średnia krajowa pensji w Polsce w kwietniu 2019 r. wyniosła 5186,12 zł. Jeśli czytający zarabia 2500 zł brutto, z pewnością nie czuje się z tym dobrze. Choć wiemy, że średnia krajowa nie jest dobrym miernikiem, to jednak wciąż „na siłę” go stosujemy. Statystyka ma na to odpowiedź. Ktoś, kto wie, że średnią bardzo mocno zniekształcają wartości skrajne, rozumie, że lepsza od średniej jest mediana lub dominanta. Nie dotarłem do aktualnych danych, ale szacuję że mediana wyniosła mniej niż 2500 zł brutto, czyli 50% społeczeństwa ma wynagrodzenie mniejsze niż 2500 zł brutto.

A jak jest ze średnią ilością ofert w przetargach w Polsce? W zamówieniach publicznych nie za dobrze, choć wg mnie lepsza byłaby mediana ofert. Pisaliśmy o tym tu. Nie mamy mediany, więc posłużymy się średnią :-), a ta jest dramatyczna, szczególnie w zakresie ilości ofert w Polsce w 2018 r. (2,19 oferty na przetarg). Mamy też dobre informacje. Średnia ilość ofert na platformazakupowa.pl zaskoczyła nas bardzo pozytywnie, co obrazuje poniższy diagram (5,37 oferty na przetarg).

Źródło: platformazakupowa.pl na bazie 1352 postępowań przeprowadzonych od IX.2019 do IV.2019 oraz na podstawie artykułu

Cieszymy się, gdyż długo pracowaliśmy na miano najbardziej intuicyjnej i najprostszej w obsłudze platformy zakupowej dla Wykonawców. Takie jakościowe mierniki dają nam dużo energii do dalszej pracy.

Dziękujemy Klientom za zaufanie, szczególnie zespołowi Centrum Wsparcia Klienta, który na co dzień wspiera Zamawiających i Wykonawców w dążeniu do uzyskania tak dobrych wyników. Mamy nadzieję, że przyczynimy się do podniesienia średniej krajowej 🙂

Wiemy, jak powinny być zorganizowane zamówienia publiczne, aby te wyniki były takie w całym kraju. Trudno jest jednak wygrać z lobby prawniczym, co nie oznacza, że się poddajemy w tej walce o lepsze Zamówienia Publiczne w Polsce ????

Poniżej statystyki na platformazakupowa.pl na dzień 31.05.2019 r. Obiecujemy, że już wkrótce co miesiąc będziemy dzielić się z Wami danymi z systemu.

Pierwszy diagram przedstawia ilość Klientów, z którymi Open Nexus Sp. z o.o. ma podpisane aktywne umowy (nie wliczamy tu Klientów, którzy wykupili usługę, np. jednego przetargu, a jedynie abonamentowych).

Drugi diagram przedstawia ilość Zamawiających, którzy procedują postępowania regulaminowe oraz zgodnie z Pzp.

Trzeci diagram jest dość istotny, gdyż obrazuje dane decydujące o skuteczności składania ofert. Zawiera informacje o tym, ilu Wykonawców posiadamy w bazie, pomimo że złożenie oferty w postępowaniu nie wiąże się z koniecznością rejestracji konta na platformazakupowa.pl

Kolejna ważna informacja to nasze 10-letnie doświadczenie zebrane w biznesie oraz zamówieniach publicznych, które przekłada się na jakość systemu oraz jego stabilność.Te statystyki wynikają z naszych dobrych wyników w zakresie średniej ilości ofert. Osiągamy je zwłaszcza dzięki bardzo dobremu zespołowi wsparcia, który na co dzień pomaga Zamawiającym i Wykonawcom.

Ostatni diagram przedstawia ilość postępowań. Na koniec kwietnia były to 1352 postępowania, a na koniec maja 1610 postępowań zgodnych z Pzp. W tym czasie nie było żadnego odwołania Wykonawcy w KIO z tytułu źle działającego systemu, co nas bardzo cieszy. Nie oznacza to, że nie ustrzegliśmy się błędów, gdyż tak jak Zamawiający i Wykonawcy uczymy się tego procesu. Potrafiliśmy nasze błędy naprawić bardzo dobrym wsparciem Wykonawców i Zamawiających, a błędy te rozwiązywaliśmy w trakcie trwania postępowań.

Dziękujemy za zaufanie ponad 700 Zamawiających!

Dużo się w zamówieniach publicznych nasłuchałem o automatyzacji w dobie elektronizacji.

Kiedy pytam klienta “Po co elektronizujemy?” najczęściej słyszę odpowiedzi, żeby było:

• szybciej,
• łatwiej/ prościej,
• przejrzyście,
• automatycznie.

Niby logiczne,  jednak warto się pochylić nad definicjami.

Elektronizacja to “wprowadzanie urządzeń elektronicznych do przemysłu, nauki itp.”

Najczęściej termin “elektronizacja” jest mylony z terminem “automatyzacja”.

Automatyzacja to “wprowadzenie do produkcji, transportu, pracy biurowej itp. urządzeń automatycznych”.

Wyjaśnijmy to na przykładzie elektronizacji zamówień publicznych.

Procedura zamówień publicznych jest obecnie realizowany najczęściej w następujący sposób:

1. Zamawiający ogłasza zamówienie w BZP lub TED w zależności od progu;
2. Ogłoszenie jest publikowane odpowiednio w BZP albo DUUE (Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej);
3. Zamawiający zobowiązany jest do publikacji ogłoszenia na własnej stronie internetowej oraz na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego;
4. W trakcie postępowania wykonawcy mogą zwracać się do zamawiającego
   o wyjaśnienia treści SIWZ,  na zasadach w niej określonych, w szczególności za pośrednictwem poczty elektronicznej, faksu  lub w formie papierowej;
5. Ewentualne zmiany zamawiający publikuje na własnej stronie internetowej lub w ogłoszeniu o zamówieniu, a jeżeli są to zmiany istotne lub zmiany, które prowadzą do zmiany treści ogłoszenia, zamawiający wydłuża termin przyjmowania ofert;
6. Wykonawca sporządza ofertę, podpisuje ją  i wysyła kurierem, pocztą lub dostarcza osobiście  w terminie wyznaczonym przez zamawiającego na składanie ofert;
7. Przedstawiciel zamawiającego (najczęściej w formie komisji przetargowej) dokonuje publicznego otwarcia ofert  w terminie określonym w SIWZ;
8. Zamawiający sporządza informację z otwarcia ofert, którą musi umieścić na własnej stronie internetowej.

Kolejny etap mogą stanowić ze strony zamawiającego czynności takie jak: wezwanie do złożenia dokumentów, wezwanie do wyjaśnień czy prośba o uzupełnienie oferty.

Obowiązkowej elektronizacji dotyczą głównie punkty 1-6, dlatego na nich skupimy uwagę  w niniejszej instrukcji. Dla zobrazowania sytuacji: Unia Europejska chciała dokonać elektronizacji zamówień publicznych, przede wszystkim kładąc nacisk na publikowanie ogłoszeń oraz możliwość zadawania pytań i składania ofert przez wykonawców w formie elektronicznej. Ktoś może w tym miejscu stwierdzić, że przecież publikowanie i zadawanie pytań i tak aktualnie zazwyczaj odbywa się drogą elektroniczną. Tak, to prawda, jednak w pozostałych państwach Unii Europejskiej bywa z tym różnie, a dodatkowo oferty składane były w formie papierowej.

Wyeliminowanie papierowej formy procedowania postępowania o udzielenie zamówienia, w tym składania ofert, ma na celu usprawnienie i zwiększenie przejrzystości postępowań, a także liczby ofert (motyw 52 dyrektywy 2014/24/UE). Ponadto elektronizacja może znacząco obniżyć koszty i przyczynić się do ochrony  środowiska. Poniżej wytyczne UE w tym zakresie:

„Instytucje i podmioty zamawiające, które wprowadziły już e-zamówienia, osiągają zazwyczaj oszczędności pomiędzy 5 a 20%. Z ich doświadczeń wynika również, że koszty inwestycji szybko się zwracają. Biorąc pod uwagę rozmiar całego rynku zamówień publicznych w UE, każde 5% oszczędności może oznaczać dodatkowe 100 mld EUR w budżetach publicznych. E-zamówienia to również znaczne korzyści dla środowiska – zmniejszenie zużycia papieru i ograniczenie konieczności transportu, jak również zmniejszenie kosztów prowadzenia archiwum i związanego z tym zużycia energii.”

Zobrazować to możemy w następujący sposób: kuriera odpowiedzialnego dotąd za dostarczenie oferty zastępujemy platformą zakupową. Dzięki temu wykonawca nie musi:

• drukować oferty,
• wysyłać wniosku o wyjaśnienie kurierem lub pocztą (zamawiający mógł narzucić taką formę),
• wysyłać oferty pocztą/kurierem lub też, co gorsza, dostarczać osobiście w wyznaczonym terminie do siedziby zamawiającego (wyższe koszty/trudności organizacyjne),
• wysyłać składanych lub uzupełnianych dokumentów do zamawiającego.

A jak to wygląda w praktyce.

Zdajemy sobie sprawę, że potrzebą części zamawiających jest automatyzacja procesu. Chcieliby systemu, który brałby odpowiedzialność za ocenę ofert, badanie ofert (automatyczne rankingi ofert), etc.

Do tej pory rolą kuriera nie było sprawdzenie, czy oferta jest podpisana, czy nie ma w niej błędów formalnych, czy zawiera wszystkie wnioski. Również platformazakupowa.pl wspiera zamawiających i wykonawców, ale nie wyręczy zamawiającego w tych kluczowych czynnościach niezbędnych w procesie udzielenia zamówienia.

Ta niespełniona potrzeba zamawiających przy elektronizacji to automatyzacja procesu zamówień publicznych. Niestety nie jest ona zgodna z prawem polskim, ale także unijnym (motyw 52 dyrektywy 2014/24/UE). Nikt nie dał takiej mocy platformie, aby:

• odrzucała oferty z niepoprawnym podpisem,
• sprawdzała, czy wykonawca  wszystko poprawnie wypełnił,
• rejestrowała wykonawców.

Platformazakupowa.pl może podpowiadać, ostrzegać wykonawcę, szyfrować oferty, jednak nie może ingerować w proces, ponieważ pełni w nim rolę dotąd wykonywaną przez kuriera czy pocztę, czyli odbiór i dostarczenie dokumentu.

Badanie ofert oraz ich ocena odbywa się w sposób klasyczny, przy czym może być wspierane elektronicznie, jednak nie musi, gdyż ustawa do tego nie zobowiązuje. Przy braku odpowiednich regulacji prawnych może to być bardzo ryzykowne.

Podstawową potrzebą zamawiających jest to, aby np. protokół z otwarcia był generowany automatycznie.

Aby tak się stało, należałoby wszystkie dane, które są w nim zawarte, zbierać w elektronicznej ustrukturyzowanej formie. Należy pamiętać, że w Polsce nie ma aktualnych wytycznych narzuconych przez platformę e-Zamówienia w zakresie struktury oferty. W związku z tym proponowanie takiej możliwości (zbieranie tych informacji w formie ustrukturyzowanej od wykonawców) w pierwszym etapie obowiązkowej elektronizacji byłoby bardzo ryzykowne dla zamawiających, a my mamy świadomość powagi prowadzonych postępowań oraz ryzyk, jakie niosą unieważnione postępowania.

Platformazakupowa.pl daje możliwość prowadzenia postępowań i składania ofert w formularzach aktywnych oraz pasywnych.

Czym jest formularz aktywny?

Formularz aktywny poza ewentualnym zamieszczeniem plików, wykonawca uzupełnia formularz oferty w przeglądarce.

Przykładowy formularz aktywny, który był przez nas promowany do czasu wydania aktualizacji Pzp oraz opublikowania standardów wobec platform zakupowych w kontekście platformy e-Zamówienie.

Czym jest formularz pasywny?

W skrócie formularz pasywny służy do zamieszczania podpisanych przez wykonawcę plików,  Przykładowy formularz pasywny

Zmierzanie zamawiających w kierunku formularzy aktywnych jest uzasadnione, jednak wg naszej opinii i wielu analiz kancelarii prawnych, formularze aktywne nie są zgodne z ustawą Pzp. W naszej ocenie jedynie formularze pasywne dają gwarancję bezpiecznie przeprowadzonej procedury.

Formularze aktywne powodują, że:

• koniecznym jest  parametryzacja/stworzenie elektronicznego formularza ogłoszenia, co wydłuża znacząco publikację;
• zmusza się  wykonawcę do załączania plików (formularze pasywne) oraz dodatkowo wypełnienia formularza aktywnego w systemie (wypełnienie jedynie formularza aktywnego nie jest zgodne z prawem);
• w przypadku rozbieżności pomiędzy formularzami, formularz aktywny nie jest ważny i nie można na nim polegać (należy go sprawdzać, co sprawia dodatkową czynność w procesie udzielenia zamówienia) – zgodnie z prawem tylko pliki podpisane przez Wykonawcę są zgodne z prawem Pzp;
• formularze aktywne nie walidują danych podstawowych poza ceną (nie ma w tym zakresie wytycznych-standard formularza składania oferty), więc Wykonawca może wpisać w nich dowolne treści (jeżeli byśmy je walidowali, a on nie złożyłby oferty, to jest duże prawdopodobieństwo unieważnienia postępowania);
• dane w formularzu aktywnym nie są tak dobrze zabezpieczone jak dane w plikach, gdzie pliki te są zaszyfrowane, a klucz prywatny przechowywany jest przez zewnętrznego dostawcę, który jest gwarantem transparentności procesu i bezpieczeństwa dla zamawiających.

Jako operator platformazakupowa.pl dązyliśmy do automatyzacji w Zamówieniach publicznych. Jest ona jednak obecnie bardzo niebezpieczna dla zamawiających.

Formularze pasywne mają szereg wad, jednak są najbezpieczniejsze dla zamawiających. Charakteryzują się tym, że:

• zamawiający ogłasza postępowanie w TED (przez TED lub Open Nexus) lub BZP (do wydania e-Zamówień tylko poprzez stronę BZP);
• zamawiający zamieszcza ogłoszenie w formie PDF na platformie zakupowej (nie musi przepisywać ogłoszenia) oraz dołącza załączniki (patrz formularz pasywny);
• wykonawcy mogą komunikować się poprzez, przycisk wyślij wiadomość;
• wykonawcy przygotowują oferty jak dotychczas, podpisują je uprawnione osoby i przekazują do osoby odpowiedzialnej za przesłanie jej w formie elektronicznej (trudnością formularza aktywnego jest też to, że osoba, która nie przygotowywała oferty, musi przepisać z niej informacje i tu nietrudno o błąd)
• system szyfruje oferty (w prawie nie ma jednoznacznie zapisane, że oferty muszą być zaszyfrowane, jest informacja, że muszą być zabezpieczone, jednak w naszej ocenie tylko zaszyfrowanie ofert daje bezpieczeństwo ich przechowywania, a zaszyfrowanie ofert w formularzu aktywnym, gdzie zostały one zapisane do bazy, jest trudne do wykonania)
• zamawiający o wyznaczonej godzinie może odszyfrować pliki, jednak system nie może skanów wczytać do systemu w sposób automatyczny, więc praca ta jest wykonywana ręcznie, a nie automatycznie jak w formularzach aktywnych.

Mamy nadzieję, że powyższy artykuł rozwiał wątpliwości w zakresie elektronizacji i różnic pomiędzy elektronizacją i automatyzacją.

Na koniec garść statystyk, które pokażą racjonalność prezentowanego podejścia.

Do tej pory przeprowadziliśmy już ponad 1352 postępowań w nowej procedurze od pażdziernika 2018 do maja 2019 i jak dotąd działanie platformy nie było powodem rozprawy w KIO.

Ponad 700 Klientów korzysta z platformazakupowa.pl. Zamawiających, którzy codziennie prowadzą postępowania elektroniczne w systemie, jest już ponad 10.000.

Pomimo działania na rynku już blisko 10 lat nigdy nie zapłaciliśmy kary umownej za nienależyte wykonanie umowy.

Cechuje nas odpowiedzialność i wierzymy mocno, że możemy być dla Państwa bardzo dobrym partnerem w zakresie elektronizacji zamówień publicznych.

Postanowiłem nie pastwić się nad centralnym rozwiązaniem, gdyż każdy ma czas i miejsce na wyrobienie sobie opinii. Niemniej jednak analityczne i chłodne porównanie czasami sporo daje. Warto też samemu wyrobić sobie zdanie i jeżeli nie chcecie uczyć się na własnych błędach można zawsze zapytać sąsiada, który korzysta z “mini”.

Argumenty gdzie rozwiązanie komercyjne ma przewagę nad centralnym zamieściłem w tabeli poniżej.

Mam nadzieję, że owe porównanie “bezpłatnego” rozwiązania z komercyjnym pozwoli lepiej zaznajomić się Państwu z elektronizacją zamówień publicznych.

O co ten szum?

Proces elektronizacji zamówień publicznych składa się na wiele czynników, co naturalnie budzi sporo emocji, a także niepewności – tak po stronie Zamawiających, jak i Wykonawców. W gąszczu informacji dotyczących zmian legislacyjnych, wdrażania portali e-usług, czy oczekiwania na portal e-Zamówienia jedna kwestia jawi się jako wisienka na torcie niepewności. Kwalifikowany podpis elektroniczny – jak on działa? Czy muszę go mieć? Który podpis spośród dostępnych na rynku  jest poprawny, kwalifikowany? Czy portal e-usług rozpozna, pomoże, zweryfikuje Jego ważność? Zachęcam do zapoznania się z artykułem, który ma na celu przybliżyć Wam problematykę kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kwalifikowany podpis

Kwalifikowany podpis to bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany kwalifikowanym certyfikatem.  Na kwalifikowany podpis składają się:

• certyfikat zawierający informacje o właścicielu Certyfikatu
• klucz publiczny, który służy do weryfikacji podpisu
• klucz prywatny, który w przypadku certyfikatu kwalifikowanego znajduje się na karcie kryptograficznej
• urządzenie do odczytu kart
• aplikacja podpisująca

W praktyce kwalifikowany podpis to aplikacja, którą użytkownik uruchamia za pomocą specjalnego nośnika typu pen drive. Pozwala ona zarówno podpisywać, jak i weryfikować złożone wcześniej podpisy. Podpisany elektronicznie dokument posiada specjalną sygnaturę graficzną (zdjęcie powyżej). Jej weryfikacja jest możliwa jedynie za pośrednictwem wspomnianej aplikacji. Każdy Wykonawca, który składać będzie ofertę w przetargu elektronicznym, będzie zobowiązany do posiadania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Pracownik Wydziału Zamówień Publicznych nie musi posiadać podpisu kwalifikowanego, gdyż nie jest on odpowiedzialny za podpisywanie dokumentów (akceptację merytoryczną), a jedynie obsługę procedury przetargowej.

Lista usług zaufanych (ang. TSL)

Dyrektywa 1999/93/WE określająca wymogi wobec państw członkowskich w zakresie kwalifikowanych podpisów wskazuje w artykułach 3 i 4 konieczność udostępnienia transgranicznych mechanizmów weryfikacji i akceptacji podpisów certyfikowanych w innych krajach wspólnoty. W tej kwestii na pomoc przychodzi narzędzie jakim jest Lista usług zaufanych (TSL), czyli zestawienie kwalifikowanych dostawców usług zaufania ze wszystkich krajów członkowskich.

W Polsce funkcjonuje pięć podmiotów, które dostarczają kwalifikowane podpisy elektroniczne:

1. Asseco Data Systems S.A.
2. Enigma Systemy Ochrony Informacji Sp. z o.o.
3. Eurocert Sp. z o.o.
4. Krajowa Izba Rozliczeniowa S.A.
5. Polska Wytwórnia Papierów Wartościowych SA

platformazakupowa.pl a kwalifikowany podpis

Prostota to największa przewaga konkurencyjna Naszego narzędzia, o czym przekonało się już ponad 2500 zamawiających  (lista zamawiających) i 100.000 wykonawców w ramach ponad 130.000 postępowań przeprowadzonych na www.platformazakupowa.pl. Wychodząc na przeciw obawom związanym z kwalifikowanym podpisem chcemy uspokoić zarówno Wykonawców, jak i Zamawiających – z platformą zakupową Open Nexus proces będzie możliwie uproszczony.

Każdy Zamawiający:

• posiada narzędzie (wbudowane w platformę) weryfikujące złożony przez Wykonawcę kwalifikowany podpis;
• posiada narzędzie szyfrujące oferty, które nie wymaga żadnych dodatkowych kluczy czy kwalifikowanego podpisu;

Statystyki dot. weryfikacji autentyczności podpisu na www.platformazakupowa.pl 

Każdy Wykonawca:

• składając ofertę na platformazakupowa.pl Wykonawca zostanie poinformowany o złożeniu poprawnego kwalifikowanego podpisu pod swoją ofertą, unikając tym samym „błędu Orlenu” (więcej w artykule tutaj)
• otrzyma powiadomienie mailowe o poprawnym dostarczeniu oferty do Zamawiającego;
• nie będzie musiał szyfrować oświadczenia JEDZ przez brak portalu e-Zamówień – zrobi to za Niego platforma.

Macie pytania?

Dołączcie do przygotowanych z www.platformazakupowa.pl! Skontaktuj się z Naszym Centrum Wsparcia klienta mailowo cwk@platformazakupowa.pl lub telefonicznie 22 101 02 02.

Okres międzyświąteczny służy nadrabianiu zaległości, więc bardzo mnie ucieszył e-mail od wspólnika, który wysłał mi artykuł jak Sejm kupował i nie kupił papieru toaletowego 🙂 (czytaj artykuł). Jeszcze bardziej rozbawił mnie SIWZ (czytaj SIWZ oraz uzasadnienie Kancelarii Sejmu)

Jest to dobry przykład na to jak nie należy robić zakupów za publiczne pieniądze. Zachęcam do przeczytania artykułu Czy możliwe są efektywne zakupy pod reżimem prawa zamówień publicznych?.

Z uwagi na to, że jestem propagatorem konstruktywnej krytyki opiszę to jak zrobiłby to biznes. Pomocne do tego będzie umiejscowienie kategorii zakupowej (papier toaletowy) na macierzy Kraljica oraz jak podejść do zakupów z poziomu taktycznego (jak wyłonić dostawcę).

Metodyka zakupowa jest ciągle przez nas rozwijana, więc czytelnik może zobaczyć różnice pomiędzy artykułem Czy możliwe są efektywne zakupy pod reżimem prawa zamówień publicznych?, a Metodyka zakupowa. Bardziej aktualne jest podejście z metodyki zakupowej.

A więc pierwsze pytanie to jaka jest częstotliwość zakupu, a drugie jakie ryzyko niesie wybór dostawcy (zob. rys. 1).

Rysunek 1. Metodyka zakupowa w zależności od ryzyka i częstotliwości zakupów

Źródło: opracowanie własne

Tak więc, częstotliwość zakupów jest dość duża, a ryzyko średnie (nie jest niskie, gdyż Sejm to instytucja ważna i ważne jest też jej postrzeganie). Nie chcemy raczej by posłowie korzystali z papieru, który rozlatuje się w rękach lub wydziela nieprzyjemny zapach 🙂

Wyobrażam sobie posłów w świetle kamer, którzy chodzą do toalety z … własnym papierem :-)))

Zgodnie z tym co powyżej napisałem, gdybym był kupcem w sieci handlowej, który kupuje go w dużych ilościach pewnie rozgryzłbym specyfikację do tego stopnia, że mógłbym porównywać różną jakość papieru pomiędzy dostawcami. I nie byłaby to specyfikacja taka jak ta powyżej 🙂 Jedynym kryterium wtedy może być cena. Dodawanie 40% innych kryteriów byłoby zbyteczne i bezcelowe.

Jeżeli byłbym laikiem w temacie zakupu papieru (czyli stan obecny) to zrobiłbym zapytanie o propozycje. Opisałbym w nim na czym mi zależy, poprosił dostawców o próbkę i specyfikację techniczną przesłanego papieru. Następnie ocenił otrzymane próbki i wybrał dostawców, którzy spełniają moje kryteria (minimum 3). Następnie raz na dany okres porównywałbym ceną wybranych producentów, tak by konkurowali cenowo.

Tworzenie wyimaginowanych SIWZ sprawia, że konkurencja jest pozorna, a płaci za to podatnik. Aby zaoszczędzić mój czas rozpisałbym przetarg na cztery lata, dodał do wewnętrznego e-Katalogu i wywoływał dostawy wg potrzeb. Ktoś zapyta skąd 4 lata? Oczywiście dobrym zwyczajem jest w zapytaniu o propozycję zapytać dostawców na jak długi okres są w stanie zapewnić mi gwarancję stałej ceny. Gdyby to był zakup typu “dźwignia” to dążyłbym do stworzenia formuły kosztowej, która aktualizowałaby cenę zakupu wg kluczowych indeksów giełdowych lub z GUS, które wpływają na koszt wyprodukowania papieru, a jeżeli zakup “standardowy” to ograniczyłbym się do ceny i nie wchodziłbym w szczegóły co na nią wpływa.

Problem w tym, że nie jest to wina Zamawiających, tylko Państwa. Przez 28 lat nikt w Polsce nie zauważył, że nie ma przedmiotu Zarządzanie zakupami, że nie ma kierunku studiów, nie ma też kierunku związanego z Zamówieniami publicznymi (są jedynie studia podyplomowe). Generalnie w edukacji nie ma czegoś takiego jak „zakupy”. Korporacje narzucają w swoich firmach córkach w Polsce politykę zakupową, gdyż mają świadomość jak ważna jest ona do budowania przewagi konkurencyjnej. Polityka zakupowa była u nich „od zawsze” i nikt nawet nie zastanawia się, że może być inaczej.

Audytując duże firmy widzę często w ich polityce zakupowej przerost formy nad treścią. Nie ma ideałów, jednak jest przynjamniej zrozumienie roli zakupów w organizacji. Ryba psuje się od głowy i mam nadzieję, że po 28 latach ktoś dostrzeże ten problem 🙂

Nic tu nie da sztuczne narzucenie, że Zamawiający ma obowiązek podania 40% innych kryteriów. Takie przepisy wręcz utwierdzają mnie w przekonaniu jak mało mamy kompetnentnych osób, które znają się na zakupach. Nie dziwi to wcale, gdyż skąd oni mają czerpać wiedzę?